Med fokus på effektivt flöde

Med fokus på effektivt flöde

Där bilindustrin låg i framkant redan på 70- och 80-talen har många andra branscher hamnat på efterkälken. Nu hjälper göteborgsbolaget Xtenso andra företag att öka sina flöden utan att det sätts högre press på medarbetarna.

– Är du van att ha många bollar i luften är du troligtvis van att jobba ineffektivt, säger Djuro Hilbert, managementkonsult på Xtenso.

Det ligger i de flesta företags intresse att hitta vägar till bättre effektivitet. Såväl för att stärka lönsamhet och för kunna öka servicen till sina kunder på inte sällan hårt konkurrensutsatta marknader. För Djuro Hilbert på konsultbolaget Xtenso i Göteborg brinner lågan starkt när det kommer till att hitta de smartaste sätten att förbättra flödet i en organisation, utan att nödvändigtvis beordra ökad takt.

– Många företag känner kanske att affärerna har förändrats. Det kan vara på grund av nya aktörer, stora kedjor kanske kommer in på marknaden, eller att man har nått en stagnation på grund av andra orsaker och känner att verksamheten behöver effektiviseras. Och det är där vi kommer in i bilden, börjar Djuro Hilbert.

Han förklarar att de jobbar efter en strategi som kallas Lean, och som ursprungligen kommer från Toyota och bilindustrin. Lean handlar om att identifiera och eliminera de delar i en verksamhet som inte tillför något värde, och att således kunna få ut mer genom att förhindra slöseri med resurser.

– Bilindustrin låg i framkant med detta redan under 70- och 80-talen, medan det i andra branscher har gått lite förbi. Kärnan och det viktigaste begreppet i strategin är takttid, att titta på flödet. Hur mycket kommer in och hur mycket går ut? Många har förstått vikten av effektivitet på olika poster, men inte sett vikten av det totala flödet i verksamheten. Så det handlar alltså om flödesinriktat arbete, förklarar managementkonsulten.

Han menar att många ser för mycket till ett företags resurser, och hur deras tid kan fyllas så effektivt som möjligt. Men det kan vara ett tillvägagångssätt som rentav kan ge negativa resultat.

– Det viktiga är att rikta om effektivitetstänket från resurs till flöde. Att fokusera på att det man skapar i processen blir klart så snabbt som möjligt. Men ibland kan det innebära att vissa medarbetare till och med behöver dra ned på takten. Ett jämnt flöde är mycket mer effektivt än ett med en massa toppar och dalar, säger Djuro Hilbert.

Samtalet glider in på bilar och trafik, vilket Djuro Hilbert anser är ett utmärkt exempel.

– Ta som exempel rusningstrafiken. Då ska alla fram samtidigt och håller olika tempo. Det hade gått mycket fortare för alla att komma fram om samtliga höll 50 kilometer i timman i en jämn takt, än om vissa trycker på i 80 och plötsligt får bromsa in, vilket i sin tur skapar andra inbromsningar och så vidare, säger han.

Motsvarigheten menar han, skulle kunna vara på ett företag med lager och orderplock.

– På lagret kanske det är lite rush på morgonen. Sen är det rast, och sen ska man komma igång efter rasten. Men då sitter ordrarna fast hos innesäljarna eller på kundtjänst, som kanske i sin tur är på rast. Dessutom kanske kunderna har för vana att ringa in sina ordrar sent på eftermiddagen och hoppas på eller kräver att få leverans dagen efter. Under stora delar av dagen kanske de som plockar åker runt i truckarna och väntar, för att sedan få en stor topp vid en viss tid. Det blir ett totalt ojämnt flöde vilket inte på något sätt är effektivt, menar Djuro Hilbert.

Takttiden är kärnan här enligt Xtenso. Att jämna ut flödet. Och här handlar det om att titta på den stora bilden, inkludera hälsa och säkerhet, trivsel och att hitta det fina flytet.

– Säkerheten är ju bland det mest vitala. För personalen på plocket handlar det om att orka och inte slita ut sina kroppar. Medan det för säljare och kontorspersonal kanske oftare handlar om att undvika stress. Det finns ofta någon som är ”hjälten” på firman och den som belönas mest. Men vad har man för nytta av en hjälte om den blir långtidssjukskriven? menar Djuro Hilbert.

Inte sällan innebär den här typen av arbete stora omställningar, inte minst i tanke och filosofi. För att styra processen finns idag moderna hjälpmedel, till exempel mjuvarurobotar, RPA (Robot Process Automation) som automatiskt kan ta fram nyckeltal och på så sätt avlasta medarbetare från enformiga sysslor. Men framförallt handlar det om att tänka om och rikta fokus mot flödet.

– Det är den största utmaningen. Att få folk att tänka om. Ofta ser man till exempel i platsannonser att företag söker en person som är van att ha många bollar i luften. Men är du van att ha många bollar i luften är du också troligen van att jobba väldigt ineffektivt, avslutar Djuro Hilbert.

Med fokus på effektivt flöde

Nu hjälper göteborgsbolaget Xtenso andra företag att öka sina flöden utan att det sätts högre press på medarbetarna.

Lyckat examensprojekt hos Xtenso

Hur stor nytta gör fjärrstyrda frånskiljare i elnätens luftledningar? Den frågan har två studenter jobbat med hos Göteborgsföretaget Xtenso de senaste månaderna.

Läs om våra uppdrag mot Elnät

Flera av våra konsulter har arbetat länge inom energibranschen. Vi har erfarenhet från några av de största eldistributionsbolagen i Sverige.